1. Introduction
Le Club des Bécassiers du Québec accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels de ses membres, participants, bénévoles et partenaires.
La présente politique vise à assurer la conformité du Club avec la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) et à encadrer les pratiques de gestion des renseignements personnels.
2. Définition des renseignements personnels
Un renseignement personnel est toute information concernant une personne physique permettant de l’identifier directement ou indirectement.
3. Collecte des renseignements
Le Club collecte uniquement les renseignements nécessaires à ses activités, notamment :
- Nom et prénom
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Adresse postale (si requis)
- Informations liées aux inscriptions et paiements
- Information fournis par les membres lors de l’adhésion (groupe d’âge, race de leur chien, etc…)
- Données de participation aux activités
- Images et photographies prises lors d’événements
- Images et photos donnés au Club par ses membres et partenaires
4. Finalités de la collecte
Les renseignements personnels sont collectés et utilisés pour les fins suivantes :
- Gestion des adhésions et renouvellements
- Organisation et gestion des activités, concours et événements
- Communication avec les membres
- Envoi d’infolettres et d’informations pertinentes
- Gestion administrative et financière
5. Consentement
Le Club obtient le consentement des personnes concernées avant la collecte, l’utilisation ou la communication de leurs renseignements personnels, sauf lorsque la loi le permet autrement.
Le consentement peut être donné de façon expresse ou implicite, selon le contexte.
6. Limitation de la collecte et de l’utilisation
Le Club limite la collecte et l’utilisation des renseignements personnels à ce qui est nécessaire à la réalisation des finalités identifiées.
7. Communication des renseignements
Les renseignements personnels ne sont pas communiqués à des tiers, sauf dans les cas suivants :
- Fournisseurs de services (ex. : plateforme de paiement, infolettre)
- Obligations légales
- Consentement de la personne concernée
Dans tous les cas, des mesures sont prises pour assurer la protection des renseignements.
8. Conservation et destruction
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Dans le cas des membres du Club des Bécassiers du Québec, les renseignements personnels sont conservés pour une période maximale d’un (1) an suivant le non-renouvellement de l’adhésion.
Dans le cas des participants non-membre aux activités et événements, les renseignements personnels sont conservés pour une période maximale de six (6) mois suivant la fin de l’activité.
Certains renseignements personnels liés à des transactions financières (ex. : paiements d’adhésion ou d’activités) peuvent être conservés pour une période plus longue, notamment jusqu’à sept (7) ans, afin de respecter les obligations légales, incluant les obligations fiscales.
À l’issue des périodes de conservation applicables, les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire, conformément aux bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Le Club procède à la destruction des renseignements personnels conformément aux délais établis, sans avis individuel aux personnes concernées, sauf si celles-ci en font la demande.
9. Mesures de sécurité
Le Club met en place des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment :
- Accès restreint aux personnes autorisées
- Utilisation de mots de passe sécurisés
- Stockage dans des environnements sécurisés
- Sensibilisation des administrateurs et bénévoles
10. Incidents de confidentialité
Tout incident impliquant des renseignements personnels est traité avec diligence.
Le Club tient un registre des incidents et, lorsque requis, avise les autorités compétentes ainsi que les personnes concernées.
11. Droits des personnes concernées
Toute personne peut :
- Accéder à ses renseignements personnels
- Demander leur rectification
- Demander leur suppression, sous réserve des obligations légales
Toute demande doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.
12. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels est :
Danny Leblanc
Registraire
dannyleblanc0068@gmail.com[DL1]
13. Témoins de connexion (cookies)
Le site web du Club peut utiliser des témoins de connexion (cookies) afin d’améliorer l’expérience utilisateur et analyser la fréquentation.
14. Liens externes
Le site du Club peut contenir des liens vers des sites externes. Le Club n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites.
15. Mise à jour de la politique
La présente politique peut être modifiée en tout temps afin de refléter les changements législatifs ou organisationnels.
